Joel did it again. Kali ini Joel menulis tentang bahaya yang terjadi akibat overcommunication dalam suatu organisasi. Pernahkah Anda mengisi kolom cc sebuah surel? Seberapa sering? Ataukah hampir untuk semua pekerjaan Anda?

The Founder’s Garage

Cerita sebagian besar kesuksesan brand bisanya berawal dari garasi. Dua orang yang idealis dan berapi-api berusaha memecahkan masalah dunia. Segala jenis isu terkait pencarian solusi dipecahkan bersama. Tidak ada rahasia di antara keduanya. Keduanya bisa saling menggantikan peran walaupun ada keahlian yang menjadi pembeda.

Micromanagement

Setelah sukses di garasi, dua orang founder di atas mulai memiliki kantor dan menambah pegawai. Supaya nilai customer satisfaction jadi tinggi maka dua orang founder ini selalu mengawasi pekerjaan pegawainya. Setiap proses pembuatan keputusan harus diketahui founder. Desain produk baru, rencana marketing dan eksekusinya, semua harus dikonfirmasi. Dengan lima orang pegawai, proses pengawasan ini masih efektif. Namun ketika pegawai bertambah banyak, dua founder ini seperti mengerjakan pekerjaan semua orang.

Overcommunication

Obrolan tentang segala hal yang dulunya bisa terlaksana dengan komposisi dua orang menjadi tidak efektif ketika jumlah orang sudah mencapai 10 lebih. Seringkali kita meminta pendapat dari banyak atau semua orang dalam memutuskan sesuatu. Ketika rapat, kita mengundang banyak orang dari berbagai departemen untuk membahas suatu hal. Dengan banyaknya orang kita berharap semua bisa saling melengkapi dan membantu.

Harapan kita memang seperti itu tapi yang terjadi sebenarnya adalah semua orang yang seharusnya tidak ikut dalam rapat tersebut telah membunuh produktivitas. Atau ketika kita melakukan cc ke berbagai alamat surel, semua yang tidak perlu membaca surel tersebut sebenarnya sudah terdistraksi.

Semakin kecil sebuah tim, semakin kecil pula ongkos komunikasi. Menambah satu orang ke dalam tim berarti menambah ongkos komunikasi. Menambahkan C ke dalam tim yang berisi A dan B berarti membuat A harus berkomunikasi tidak hanya dengan B tapi juga dengan C. Menambahkan D dan seterusnya akan membuat graph komunikasi menjadi semakin kompleks. Akhirnya produktivitas akan terkalahkan oleh keperluan untuk berkomunikasi.

Oleh karena itu, dalam organisasi dengan jumlah anggota yang banyak akan dibentuk departemen atau tim dalam rangka mengurangi ongkos komunikasi. Akhirnya diperolehlah bentuk struktural di mana koordinasi bisa dibatasi pada orang-orang yang memang berkepentingan. Dan pada prakteknya, jumlah departemen dan struktur ini pun harus dibatasi supaya tidak terjadi overcommunication antara departemen dan juga communication lag akibat terlalu dalamnya struktur.

Sebagai tes, sepertinya menarik untuk dicoba seberapa lama waktu yang Anda perlukan untuk memindahkan sebuah tombol di website Anda?

Baca artikel lengkapnya di sini