Tidak diragukan lagi terlihat banyak perangkat lunak atau software baru ditujukan untuk memudahkan kita bekerja sama secara virtual, kapan dan di mana saja: GoToMeeting, Skype, Basecamp, Google docs, dll. Semakin banyak perusahaan software mengandalkan teknologi tersebut untuk membangun tim-nya secara virtual dan distributed – developers di Mexico dan Indonesia, QA di China dan Vietnam, dalam berlomba menciptakan product yang terbaik. Tanda jelas kalau globalisasi semakin dekat?

Sebagai post saya yang pertama, saya ingin berbagi 5 tantangan yang saya hadapi membangun virtual team untuk sebuah start-up di Silicon Valley: gabungan developer, tester, dan customer service di China, India, Mexico, dan Turki.

Communication

Mungkin ini salah satu hal yang paling sering mengakibatkan sakit kepala adalah komunikasi. Bagi yang sudah berpasangan, Anda pasti tahu betapa sulitnya berkomunikasi secara jelas dengan pasangan Anda. Hanya saja di dalam perusahaan masalah komunikasi biasanya jauh lebih rumit. Karena komunikasi yang kurang baik, sering terjadi software yang dihasilkan berbeda jauh dari apa yang diminta klien.

Keadaan ini menjadi lebih rumit, ketika ada variabel baru di mana anggota tim tidak punya satu bahasa yang sama: language barrier. Dokumen yang Anda tulis dalam bahasa Inggris belum tentu dapat dimengerti sepenuhnya oleh rekan kerja di Vietnam, misalnya. Begitu pula Anda mungkin sampai pada kesimpulan yang kurang tepat setelah membaca imel bahasa Inggris dari rekan kerja di China. Walau tidak ada solusi instan, penggunaan gaya bahasa sangat sederhana dan sering memberikan contoh pendukung yang jelas (seperti diagram, screenshot, wireframe, dsb) — asal jangan over-communicate, dapat mengurangi kesalahpahaman dan kerancuan.

Cultural Awareness

Selain komunikasi, toleransi dan pengetahuan akan budaya lain juga perlu diperhatikan. Cara penyampaian intensi baik di daerah A bisa diterima sebaliknya bila diterapkan di B. Erat kaitannya dengan komunikasi, terjemahan langsung atau direct translation dari satu bahasa ke bahasa lain tanpa memperhatikan konteks juga dapat menambah probabilitas salah pengertian antara anggota.

Satu anekdot: Pernah satu hari, rekan customer support di India mengakhiri sesi chat dengan manajernya, orang Amerika, dengan “Hope you have a busy day!” Walau ungkapan tersebut bermaksud ramah di daerah di mana rekan tersebut dibesarkan, lucu juga melihat manajernya terkejut dan dengan besar hati berusaha mencoba mengerti tanpa bergegas marah.

Pengadaan pedoman komunikasi (imel, sambutan, dll) ketika mulainya terbentuk tim terbukti dapat membantu mengurangi kesalahpahaman akibat perbedaan budaya. Kecuali memang seseorang sengaja bertindak tidak sepantasnya, biasanya dengan cukup waktu dan trial-and-error, kesadaran budaya ini biasanya dapat dipelajari dan dipraktekan dengan baik.

Self Motivation

Tidak semua orang berfungsi dengan baik dalam virtual team di mana setiap individu diharapkan bersifat self-motivated dan mampu bekerja secara mandiri tanpa pengawasan atau struktur eksternal. Faktor penting berikutnya adalah result-oriented, karena tidak ada rekan di sekitar yang sadar betapa intensifnya seseorang berusaha menyelesaikan tugas kecuali pada akhirnya dia dapat mendemonstrasikan hasil akhirnya dengan jelas.

Logistics

Pukul 8 malam hari Minggu di Silicon Valley = pukul 11 pagi hari Senin di pulau Jawa. Perbedaan time zone yang besar ini sering menjadi tantangan yang seru dalam segi pengaturan resources. Seandainya para developer di Jakarta perlu keputusan dari San Francisco untuk menyelesaikan suatu masalah, seseorang perlu memastikan ketergantungan ini bisa segera diselesaikan supaya tidak ada waktu yang terbuang percuma. Jika tidak, developer di Jakarta sudah siap kerja (Senin pagi) tapi perlu menunggu product manager-nya masih pesta di San Francisco (Minggu malam); setelah keputusan sudah terbentuk hari Senin di Amerika, pelaksanaannya akan tertunda menunggu developer di Jakarta siap kembali. Keterlambatan yang biasanya terjadi dalam jam, kini bisa menjadi hari.

Trust

Ini tentunya tantangan yang paling besar untuk membentuk virtual team (apa saja, sebetulnya): memupuk kepercayaan atau trust di antara anggota tim. Trust sangatlah penting untuk mendukung semua point di atas: sebagai basis untuk komunikasi yang terbuka dan menyangga motivasi semua individu yang bersangkutan. Tanpa diragukan, trust memerlukan perhatian khusus di setiap titik perkembangan tim Anda.

—

Terlepas dari challenges di atas, keberhasilan (termasuk proses untuk mencapainya) untuk membangun virtual team yang sukses sungguhlah berharga. Masing-masing tim member mendapat kesempatan untuk lansung terjun belajar berkomunikasi dengan lebih efektif, meningkatkan kesadaran akan budaya lain, dan mempersiapkan diri untuk proses kolaborasi di dalam pasar global. Belakangan ini saya menemukan kalau pengalaman ini bisa menjadi nilai tambah yang besar dalam résumé Anda.

Apakah Anda mempunyai pengalaman serupa? Mungkin dalam membentuk virtual team dari awal? Atau dari sisi lain, seperti bekerja untuk tim di luar negeri, yang belum pernah Anda jumpai secara nyata? Kami tertarik mendengarkan bagaimana Anda menghadapi beberapa tangtangan serupa di atas. Juga, seandainya tersedia, jangan ragu untuk berbagi tip dan saran di kolom komentar.

PS: Point-point di atas tidak hanya relevan untuk terjadi di perusahaan besar. Sebagai startup, NavinoT juga semakin giat memperkuat virtual team-nya: Ivan di Surabaya, Toni di Jakarta, dan Mulyadi di Silicon Valley. Kami sadar akan tantangan yang ada di depan tapi, dengan dukungan pembaca sekalian, kami siap menghadapinya.